Ervaringen van een servicepuntmedewerker (2)

In het eerste artikel heb ik uitgelegd wat de functie van Servicepuntmedewerker inhoudt en ook heb ik aangegeven hoe de schaakwereld de afgelopen decennia sterk is vergrijsd. In dit artikel zal ik mijn ervaringen met betrekking tot de besturen binnen de schaakwereld aan bod laten komen.

De vergrijzing van de schaakwereld heeft natuurlijk ook grote gevolgen voor het vinden van kader (vrijwilligers) voor de schaakclubs, zoals bestuursleden, commissieleden, redacteuren, webmasters, schaakleraren, etc. In de afgelopen 20 jaar tijd heb ik talloze clubs bezocht of contact mee gehad. Je ziet dan veel overeenkomsten, zoals bijvoorbeeld dat de groep schakers tussen de 20-40 jaar bij de meeste clubs – zeer – klein is. Juist in die groep zitten de ambitieuze en daadkrachtige leden die veel voor een schaakclub kunnen betekenen. De vrijwilligers die nu actief zijn bij de clubs zijn vaak al jaren actief, willen eigenlijk al een tijd stoppen, hebben geen zin om iets nieuws op te pakken, zijn weinig ambitieus, hebben weinig feeling met jeugd, teveel taken worden door één persoon uitgevoerd, etc. De club draaiende houden is dan het hoogst haalbare. Met name voor middelgrote (minder dan 50 leden) en kleine clubs (minder dan 25 leden) gaat dit beeld op en dat is de grote meerderheid van de schaakclubs in Nederland!

Dergelijke clubs zijn meestal ook minder aantrekkelijk voor jongeren. Die missen de sociale omgeving van (veel) leeftijdsgenoten, zijn te druk met studie of werk en ook het clubaanbod is niet heel aanlokkelijk. Er zijn te weinig spelers in de interne om wekelijks leuke tegenstand voor de allersterkste en de allerzwakste spelers te hebben, zodat die elders gaan spelen of stoppen. Veel oudere leden zien op tegen de clubavond (moe, gevaarlijk) en haken af of prefereren een schaakgroepje overdag. Als clubs kleiner worden zijn de financiën weldra ook een probleem. Vroeg of laat komen veel clubs voor de keuze te staan om te fuseren of te stoppen. De afgelopen jaren zijn bijvoorbeeld Donner (Diemen), DOS (Amsterdam) en Huizen gestopt en dat is slechts een voorbode van wat er de komende jaren gaat gebeuren. Jeugdclubs laat ik hier even buiten beschouwing, dat is een apart verhaal, waar ik later over zal schrijven. (Voor de goede orde: elke schaakclub is anders, iedereen kan zelf beoordelen in hoeverre het bovenstaande beeld overeenkomt met zijn eigen schaakclub.)

Een ander aspect is de kwaliteit van het kader bij de clubs. We kennen allemaal wel de voorbeelden van clubleden die na enig aandringen hun vinger opsteken tijdens de ledenvergadering om een taak op zich te nemen. De vergadering tevreden (“we kunnen naar het volgende agendapunt” of “we kunnen nog een potje schaken”), maar daarmee is de vacature nog niet goed ingevuld. Is dat wel een geschikt persoon voor de functie? Is er een draaiboek voor handen voor die functie? Is er een goede overdracht van taken? Is er goede begeleiding door ervaren kader? Het antwoord op deze vragen is heel vaak nee, nee, nee, nee. Keer op keer heb ik gezien dat nieuw kader in het diepe wordt gegooid en beginnersfouten maken of het wiel opnieuw gaan uitvinden. Ook heb ik diverse keren als Servicepuntmedewerker (*) clubs geadviseerd en kon ik precies hetzelfde advies enkele jaren weer geven, maar dan aan een geheel nieuw bestuur. De wil was er zeker, maar doordat de bestuurders onkundig en onervaren waren blijft het veelal bij plannen maken. Hoewel dit verhaal voor veel van de schaakclubs in Nederland opgaat, heb ik gelukkig ook veel clubs meegemaakt die wel de kennis en daadkracht in huis hadden om plannen te maken en goed uit te voeren. Dat soort clubs hebben dan ook gelijk een aantrekkingskracht voor de hele regio.

Een goede communicatie vanuit het bestuur is onontbeerlijk en zorgt voor duidelijkheid, betrokkenheid en transparantie. Hoewel de communicatiemiddelen een vlucht hebben genomen de laatste decennia, is het de vraag hoe daar als schaakclub mee om te gaan. Het aantal clubbladen verdwijnt zienderogen. De website (80% van de schaakclubs heeft een website) en e-mail hebben die rol grotendeels overgenomen. De informatieverstrekking is bij veel clubs erg verschillend. De uitslagen van de competities (vaak wekelijks!) en algemene informatie over de club staat op vrijwel elke website, maar vervolgens verschillen de website per club. Daar is nog veel winst te behalen!

Het hierboven geschetste beeld zie je op een iets hoger niveau ook steeds meer terugkomen. Vroeger werden ervaren en kundige clubbestuurders op regionaal of landelijk niveau (KNSB) actief. Door hun netwerk, ervaring en kennis waren ze zeer geschikt voor deze stap. De afgelopen twee decennia werd het ook daar steeds moeilijker om bestuursleden te vinden. Met als gevolg dat minder geschikte personen bestuurslid werden of dat sommige functies tijdelijk of zelfs helemaal onbemand bleven. De nieuwe NOC*NSF-eis dat regionale en landelijke bestuursleden niet langer dan 12 jaar bestuurslid mogen zijn, zal voor veel bonden problemen opleveren in de bezetting. Een mogelijke oplossing is om deze ervaren krachten in een commissie te plaatsen (zoals de SGS heeft gedaan), zodat ze toch nog actief kunnen blijven. Het idee en de wens van “doorstroom” van bestuursleden is van het NOC*NSF te begrijpen, maar door het gebrek aan ambitieuze en bekwame KNSB-leden (met name tussen de 20-40 jaar) zal deze maatregel mijns inziens zijn doel voorbij schieten.

Conclusies en aanbevelingen:

1. Door de vergrijzing zullen de komende jaren nog meer clubs fuseren en verdwijnen;

2. Vrijwilligers vinden is lastig, met name doordat er weinig ambitieuze en daadkrachtige schakers van 20-40 zijn bij de meeste clubs;

3. Betrek jeugd en jongeren zo snel mogelijk bij de club;

4. Zorg voor eenvoudige, duidelijke taken, die niet teveel tijd hoeven te kosten;

5. Goede overdracht en draaiboeken zorgen voor een goede start van nieuw kader;

6. Samenwerking en begeleiding door ervaren krachten is een andere mogelijkheid om veel beginnersfouten te voorkomen;

7. Een goede communicatie zorgt voor meer betrokkenheid, duidelijkheid en transparantie;

8. Vraag de Servicepuntmedewerker om advies. Over alle genoemde aspecten heeft hij kennis en documentatie beschikbaar die elke club verder kan helpen.

In volgende afleveringen zal ik mijn ervaringen omtrent de jeugdafdeling en schaaktrainingen behandelen.

Eddy Sibbing, januari 2011

(Dit artikel verscheen eerder in Kontakt, het clubblad van BSG)